Jak zmienić biuro rachunkowe – praktyczny przewodnik w 5 krokach
Zmiana biura rachunkowego – jak i dlaczego ?
Wybór biura rachunkowego to ważna decyzja dla każdego przedsiębiorcy. Delegując księgowość, można skupić się na świadczeniu usług i docieraniu do nowych klientów, pozostawiając skomplikowane kwestie księgowo-podatkowe ekspertom w tej materii. Nawiązanie współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym wspomaga rozwój biznesu.
Jeśli dostrzegasz nieprawidłowości w rozliczeniach albo nie dogadujesz się z biurem to najlepiej rozważyć zmianę biura rachunkowego.
Jakie powody mogą przemawiać za zmianą ?
1. Podejrzenie nierzetelnego prowadzenia rozliczeń – najważniejszy powód
Objawia się to m.in. błędami w rozliczeniach, częstymi korektami, niską jakością usług, niedostarczaniem na czas informacji o wysokości podatków czy też niewywiązywaniem się biura ze zleconych usług. Należy pamiętać, że zawsze to przedsiębiorca odpowiada za poprawność rozliczeń i podatki. Polisa OC biura rachunkowego pozwala jedynie uzyskać odszkodowanie w przypadku błędów a korzystanie z usług nawet najlepszego księgowego nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej. Jeśli kontrola skarbowa wykazała błędy, uchybienia i nieprawidłowości, to koniecznie i jak najszybciej zmień swoje aktualne biuro rachunkowe. Dalsza współpraca może Cię słono kosztować.
2. Zła komunikacja i trudność w uzyskaniu informacji
Ważnym powodem może być zła komunikacja z biurem rachunkowym lub wyznaczonym księgowym oraz uzyskiwanie mało konkretnych lub opóźnionych odpowiedzi na pytania, które mu zadajesz. Biuro rachunkowe które ma złą organizację wewnętrzną i nie ma ustalonych niezbędnych procesów wcześniej czy później będzie miało problemy z przekazywaniem Ci podstawowych informacji. Taka sytuacja powoduje ciągłą frustrację – jeśli tak jest w Twoim wypadku to rozważ zmianę jak najszybciej.
3. Brak wsparcie merytorycznego
Często, rozwijający się przedsiębiorcy potrzebują wsparcia od swojego biura rachunkowego. Idealnie byłoby gdyby pracownicy biura byli fachowcami w dziedzinie księgowości i podatków i posiadali wieloletnie doświadczenie we współpracy z różnego rodzaju przedsiębiorstwami. Ciągłość szkoleń, podążanie za aktualnymi przepisami oraz znajomość procesów administracyjnych to gwarant wiedzy, która pozwala szybko i skutecznie rozwiązywać Twoje problemy księgowe, kadrowe czy podatkowe. Jeśli ze strony Twojego biura rachunkowego brakuje Ci takiego wsparcia to pomyśl o zmianie.
4. Brak reprezentacji przed urzędami
Reprezentowanie przedsiębiorcy przed ZUS i US to zwykle standardowa usługa biur rachunkowych która jest sporym ułatwieniem i pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Niestety nie każde biuro świadczy takie usługi. Brak pełnomocnictwa do reprezentacji często jest przyczyną zmiany biura rachunkowego.
5. Brak dostępu do dokumentacji
Dokumentacja w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Biuro rachunkowe proszące o przekazywanie dokumentów w formie papierowej zmusza do jeżdżenia do jego siedziby i podnosi Twoje koszty. Nie możesz też przez to w szybki sposób sprawdzić dokumentacji swojej firmy. Jeśli tak dzieje się w Twoim wypadku to poszukaj biura które korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Szybko zauważysz ile czasu pozwoli Ci zaoszczędzić zmiana biura rachunkowego.
Jeśli powyższe sytuacje występują w w relacji z Twoim biurem rachunkowym; jeśli rozmowy i próby naprawienia relacji bądź usprawnienia współpracy nie dały rezultatu a Ty utwierdzasz się tylko w przekonaniu, że chcesz zmienić biuro rachunkowe, to poniżej piszemy jak dokonać zmiany biura rachunkowego.
Zmiana biura rachunkowego w 5 krokach
Krok 1 – Wybierz nowe biuro rachunkowe
Tym razem wybierz świadomie i z namysłem. Sprawdź jaki zakres usług oferuje biuro, czy stosuje najnowsze technologie, czy kadra jest merytorycznie przygotowana, czy korzysta z pomocy doradcy podatkowego, prawnika, z usług windykacyjnych, czy faktoringu. Zapoznaj się z umową. Sprawdź czy nowe biuro będzie miało czas na zapoznanie się ze specyfiką przedsiębiorstwa, jego bieżącą sytuacją oraz dokładne sprawdzenie działań poprzedniego biura rachunkowego.
Krok 2 – Wypowiedz umowę z obecnym biurem i podpisz umowę z nowym
Po wyborze nowego biura sprawdź zapisy umowy zarówno ze swoim starym biurem jak i z nowym. Zaplanuj termin przeniesienia do nowego biura. Jeśli jest to końcówka roku rozrachunkowego, czasami warto się wstrzymać do początku przyszłego roku. Dokładnie zapoznaj się z zapisami widniejącymi w umowie z dotychczasowym biurem rachunkowym i wypowiedz umowę zwracając uwagę na obowiązujący okres wypowiedzenia oraz sposób wydania dokumentacji firmy. W momencie wygaśnięcia dotychczasowej umowy powinna wejść w życie umowa z nowym biurem rachunkowym.
Krok 3 – Odwołaj stare pełnomocnictwa i udziel nowych
Odwołaj pełnomocnictwa do reprezentowania przed ZUS i US które posiadało stare biuro rachunkowe. Zwróć uwagę aby rozwiązanie umowy i odwołanie pełnomocnictw nastąpiło po złożeniu deklaracji za okresy rozliczeniowe które obsługiwało przez stare biuro. Udziel niezbędnych pełnomocnictw nowemu biuru aby mogło Cie reprezentować przed urzędami.
Krok 4 – Zaktualizuj w CEIDG informacje o biurze rachunkowym
W ciągu 7 dni od zmiany biura rachunkowego poinformuj o tym Urząd Skarbowy. Należy to zrobić za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej poprzez aktualizację swojego wpisu w zakresie podmiotu prowadzącego księgowość, miejsca przechowywania dokumentacji oraz daty zaistnienia zmiany.
Krok 5 – Przenieś dokumentację do nowego biura rachunkowego
Po zakończeniu współpracy z dotychczasowym biurem rachunkowym umów się na odebranie całej dokumentacji księgowej sporządzonej przez biuro oraz dokumentów przekazywanych w całym okresie współpracy. Nowe biuro rachunkowe musi upewnić się, czy niczego nie brakuje.
Dokumentacja powinna zawierać w szczególności:
- wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez stare biuro rachunkowe,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (PIT-5, PIT-4, VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- pliki JPK wraz z potwierdzeniem wysyłki,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- oryginały faktur, rachunków, potwierdzenia zapłaty należności, umów, wyciągów bankowych oraz inne powierzone dokumenty,
- wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.
Przekazanie dokumentów obywa się na podstawie protokołu odbioru potwierdzającego, że dokumentacja jest kompletna.
Zmiana biura rachunkowego nie jest tak trudnym procesem jak mogłoby się wydawać. Ważne aby dokonać tego z namysłem i zgodnie ze swoimi wymaganiami. Biuro rachunkowe powinno być partnerem w biznesie
Nasz Biznes to Twój Biznes !
Zostań naszym klientem
Wypełnij poniższy formularz i poproś o ofertę.